Studentprojektet – Förråd och beställning

Målet med studenternas delprojekt Förråd och beställning handlar om att utröna och presentera ett förslag på hur vi kan förbättra och förenkla kontrollen av material i lager och vid nybeställning.

I dagsläget sker hanteringen av material och beställning av varor helt manuellt. Detta betyder att personalen måste hålla reda på vilka varor som börjar ta slut och vilka varor som behövs beställas på nytt. Önskvärt är att undersöka hur en automatisering och  kontroll av material kan ske så att man manuellt slipper ha kontroll på när nytt material behöver beställas. Syftet med delprojektet handlar också om att utröna hur personalen på ett enkelt sätt ska kunna veta i vilket behandlingsrum material hamnar i och på vilken patient dessa används för att kunna minska administrativt arbete.

Studenternas konceptlösning för detta delprojekt presenteras i form av en funktion till den app för smarta telefoner som även presenterades i det förra inlägget (det kan du läsa om här>>). Tanken är att när man som anställd personal är inloggad i appen kan man välja funktionen lagerhantering och där kan man sedan välja hämta ut varor. För att kunna öppna skåpen där material förvaras måste man skanna en QR-kod med den smarta telefon. Detta är av säkerhetsskäl och för att man inte ska glömma bort att skanna materialet man tar ut ifrån lagret då man redan håller telefonen i handen. När man som personal väl har skannat materialet som man hämtar ut ska man även kunna välja till vilket rum materialet tas till. Detta för att kunna kontrollera var materialet hamnar och används samt vilken patient det avser.

Eftersom allt registreras i appen när material skannas och används kan man också se när materialet är på väg att ta slut. Om man går in på lagerhantering i appen igen och väljer inventering och trycker på allmän uppmaning är tanken att man ska kunna se hur mycket material som finns kvar i lagret. När man sedan noterar att det är för lite material kvar och att det behövs påfyllning av något kan man enkelt trycka på den vara man önskar beställa på nytt. Ännu en välbehövlig funktion som utvecklades var en så kallad miniminivå. Meningen med att ha en funktion som miniminivå är att så fort ett material når denna nivå beställs denna vara på nytt per automatik.

Nedan visas bilder från konceptlösningen och förslaget ovan om förråd och beställning.




Inventarielistan

Studentprojektet – Tidsbokning

Förra veckan presenterade studenterna resultatet på sin konceptlösning för tandvårdsstaben (vi har skrivit om projektet tidigare här >>). Projektet har tre tydliga utvecklingsområden: tidsbokning, logistik i behandlingsrum och kontroll av förråd och beställning.

Syftet med projektet har varit att utveckla digitalisering av folktandvårdens verksamhet på ett sådant sätt att det gynnar både personal och patienter. Fokus för studenterna har framför allt legat på att ta fram nya kreativa lösningar och idéer. I dagsläget sker tidsbokning genom kallelser från tandvården till patienterna antingen via telefon eller post. Det innebär att tandvården skickar ut tusentals kallelser till patienter med ett specifikt datum och tid. Eftersom att man skickar ut förutbestämda tider till patienterna brukar ungefär hälften av dem vilja boka om sin tid. Det medför i sin tur ett ganska omfattande  administrativt arbete. Det studenterna tog fram  i projektet är ett förslag (dvs. en konceptlösning) till ett bokningssystem där patienter själva ska kunna boka in sina tandvårdsbesök.

Målet med bokningssystemet har varit att utreda möjligheterna med en öppen tidbok. Studenterna har alltså utformat ett förslag på hur en tidsbokning kan optimeras med avseende på både patientens och personalens behov. Studenterna har först genomfört en förundersökning för att ta reda på vilka möjligheter, förutsättningar och svårigheter det finns ur ett patient- och personalperspektiv. Förundersökning har bland annat inneburit ett studiebesök vid en tandvårdsklinik men även en enkätundersökning om hur patienter upplever en kommande digitalisering av folktandvården.

För att effektivisera bokningssystemet så att det ska passa både personal och patienter har studenterna skapat en app där patienten ska kunna boka den tid som passar patienten bäst. Bokningssystemet är anpassat för patienter som önskar träffa specifika tandläkare eller tandhygienister, men även för de som önskar boka en tid så fort som möjligt. I appen är det även tänkt att den ska kunna skicka notiser till patienter när det är dags att boka nästa undersökning.

Studenterna har därför utgått ifrån ett så kallat slot-system där man bokar in sig inom ett specifikt tidsintervall, exempelvis mellan 11.00-11.30. Det innebär att patienten kan få en tid hos vilken tandläkare som helst under denna så kallade slot. Eftersom det finns flera olika behandlingsrum kommer flera patienter att kunna boka in sig under samma slot-tid. Om fler personer bokat in sig under samma slot gäller att den som checkar in först vid kliniken blir den som först får behandling. Incheckning sker på plats vid kliniken och det går inte att checka in före inbokad slot för att hamna i en tidigare slot-tid.

För de patienter som önskar träffa en specifik tandläkare är det tänkt att det ska finnas vissa tider för det varje vecka. Dessa tider är färre än slot-tiderna vilket medför en risk att man som patient får vänta längre på att få en tid om man bokar en tid hos en specifik tandläkare.

Vid akuta ärenden hänvisas man som patient till slot-systemet där man kan boka in första bästa tid. Eventuellt är det tänkt, om nödvändigt, att det ska finnas färre bokningar i varje slot än vad man har kapacitet för att enkelt kunna ta emot fler akuta fall. Tanken är att kliniken själv ska kunna välja om de tycker detta är nödvändigt eller inte.

För att undvika förseningar är det inlagt små raster mellan varje slot för att på så vis undvika att nästa slot blir försenad.

Länk till studenternas konceptlösning vad gäller tidsbokning för patienter >>
(I ”appen” kan du klicka dig fram som på en vanlig smarttelefon)

Studentprojektet

Det är alltså dessa duktiga studenter som har fått i uppdrag att utforma en konceptlösning för ”världens smartaste tandklinik” (se även tidigare beskrivning av studentprojektet). Uppdraget går mer specifikt ut på att de ska utveckla en konceptlösning för digitaliseringen av den nya tandvårdskliniken. Detta genom kreativa idéer som leder fram till effektiva lösningar. Utredning av digitala transformationsprocesser och utvecklingsmöjligheter ska göras genom att undersöka de processer och behov som finns i dagsläget.

Konceptlösningar som studenterna ska utveckla är bl.a.:
Webbokning och öppen tidbok
Studenterna ska genomföra en förundersökning för att utröna vilka möjligheter, förutsättningar och svårigheter det finns, både för patienter och personal, med en öppen tidsbokning via webben där patienten själv ska kunna boka sin tid. Denna förundersökning kommer bland annat att innehålla ett studiebesök vid en tandvårdsklinik och intervjuer med patienter och personal. Förundersökningen ska sedan utreda vilka behov det finns och utifrån det presentera idéer om hur en webbokning kan utformas för att uppfylla behoven i syfte att underlätta för både patienter och personalen.

Logistik i behandlingsrum utifrån webbokning och tandvårdstaxan
Utgångspunkten för detta delprojekt innefattar att ge förslag på hur man kan optimera undersökningar och patientflödet i behandlingsrummen i Idun-kliniken utifrån tandvårdstaxan och utvecklingen av ett nytt webbokningssystem som beskrivet ovan. De svårigheter som finns med avseende på kostnader och arbetsmiljö ska också undersökas.

Förråd och beställning
Studenterna ska också ge förslag på hur en teknisk lösning ska kunna användas inom tandvården för att utveckla kontrollen av material i förråd och vid beställning av nytt material. Ett mål är att utforma ett förslag på hur digitaliseringen förhoppningsvis kommer att spara en hel del tid.

Studenterna kommer att presentera sitt arbete i slutet av maj.

Från vänster: Emil Mårtensson, Elias Hökfors, Johanna Petersson, Markus Mentes,
Maja Lindström och Gustav Sundström.

Studentprojektet

Under våren kommer en grupp studenter som läser kursen Ingenjörens roll i arbetslivet att arbeta med ett uppdrag med koppling till den nya kliniken. Studenterna studerar civilingenjörsprogrammen Teknisk fysik och Industriell ekonomi. Det är således en blandad grupp studenter med olika förmågor och kompetenser. Kursen för studenterna har precis startat nu i mars och därmed också deras projekt.

Kursen går ut på att de ska lära sig att arbeta i projektform och det här projektet går bland annat ut på att studenterna ska identifiera olika processer och behov samt utforma förslag på digitala transformationsprocesser med fokus på hur samtida digitala tekniska lösningar kan användas inom verksamhetens olika områden och uttryckta behov. Projektet kommer att genomföras under våren och slutredovisas i juni. Bl.a. ska de titta på olika lösningar för webbokning och öppen tidbok, logistik i behandlingsrum utifrån webbokning och tandvårdstaxan samt hur förråd och beställning kan automatiseras.

Vi i projektgruppen vill därmed också önska er alla en GLAD PÅSK!