Nu är kliniken äntligen igång!

Efter en ovanligt varm och skön sommar är nu kliniken äntligen gång. Personalen är på plats och idag onsdag 29 augusti har vi öppnat upp för patienter. Allt är inte på plats ännu och det finns en hel del saker kvar att fixa innan kliniken är i full gång som det är tänkt. Personalen började i förra veckan och har haft en hel del att göra fram till idag bara med att lära sig hur allt fungerar och packa upp lådvis med diverse material.

De nya stolarna i behandlingsrummen är exempelvis obekanta för de flesta i personalen. Carl-Adam Törnberg från Plandent höll i förra veckan en genomgång av hur de fungerar. Även Anders och Anders från CGI:s Umeåkontor besökte oss för att visa hur långt de har kommit i utvecklingen av ”den digitala receptionisten” (vi har skrivit om tekniken här>>). Personalen fick även prova HoloLens och se tänder som hologram. Ett exempel på detta går att se i filmen om innovationsklinik Idun som bl.a. visades i Almedalen >>

Carl-Adam Törnberg, Plandent, håller här en genomgång av hur stolen fungerar och alla dess finesser för tandläkarna Nils, Sanna, Jörgen, Lisa och André.

Anders Bratt och Anders Markstedt, CGI berättar för personalen hur långt de kommit med utvecklingen av ”den digitala receptionisten”.

Innovationsklinik Idun presenterades i Almedalen

Den 2 juli 2018 höll Västerbottens läns landsting ett seminarium under Almedalsveckan med temat Innovation i partnerskap. Under seminariet medverkade, förutom ledningen för landstinget, även läkemedelsbranschen, chefen för det nationella Life Science-kontoret och ordförande i regeringens samverkansprogram för Life science.

Under seminariet presenterades två av landstingets sju innovationskliniker – Medicinska akutsjukvården, Mava, och Folktandvården Idun.

Här kan du se filmen om Idun som presenterades i Almedalen under seminariet.

Filminspelning pågår!

Innovationsklinik Idun kommer att presenteras via en film i Almedalen den 2 juli. Idag har den allra sista delen av filminspelning genomförts. Här är det Pia Mandelin som testar HoloLens och granskar ett virtuellt 3D-objekt av en överkäke, ett så kallat hologram.

Pia Mandelin, tandsköterska vid Idun, testar HoloLens

Eftersom vi själva tycker att det här är så himla roligt kunde vi inte låta bli att göra en egen liten film om Idun (se nedan). Den film som produceras av landstingets kommunikationsstab presenters alltså i Almedalen den 2 juli kl. 13.30 – 15.00.

Seminarium: ”Varför behövs partnerskap för att skapa världens bästa hälsa?”
Plats: Björngränd 15
Arrangör: Västerbottens läns landsting 
Länk till programmet hittar du här>>

Världens smartaste tandklinik – Vår egen film om Folktandvården Idun

Närvarostyrd kommunikationslösning

Vid innovationsklinik Idun är ambitionen att finna nya/innovativa digitala lösningar för att förenkla det kliniska arbetet för tandvårdspersonal, deras arbetssätt och patientens resa genom tandvården. Tanken är att här skall prövning av nya koncept och idéer genomföras för att sedan kunna införas på bred front, vid länets kliniker, eller förkastas efter genomförd testning. Bakgrunden för detta specifika delprojekt som vi presenterar här handlar om att hitta en digital lösning för kommunikation mellan patienter som besöker kliniken och personal likväl som kommunikation mellan den personal som arbetar vid kliniken. Exempelvis så bemannas inte kliniken med någon personal i väntrummet utan den digitala kommunikationslösningen som ska utvecklas i detta delprojekt ska fylla behovet av en så kallad närvarostyrd kommunikation, dvs när behovet av att kunna kommunicera uppstår så används en digital lösning för ändamålet.

En idé med detta delprojektet är att utforska om vi kan utveckla en digital kommunikationslösning där patienter som besöker kliniken kan få tillgång till information, ställa frågor och kontakta personal vid behov samt att personalen kan kommunicera med varandra digitalt. Vidare är är vår tanke med projektet att testa en digital kommunikationslösning genom att använda en kombination av tekniker som artificiell intelligens, Beacons som interagerar och kommunicerar med enheter och smarta digitala röstassistenter.

För att få möjlighet att testa våra idéer har CGI Sverige AB fått i uppdrag att hjälpa oss med lösningar för detta. Vi är väldigt glada att få tillgång till, som vi tror, Sveriges bästa utvecklare inom AR-området (Augmented Reality eller förstärkt verklighet som det heter på svenska). Här kan du läsa lite mer om vad förstärkt verklighet är >>

Den digitala receptionisten
Det vi bl.a. vill testa är om vi kan utveckla en så kallad digital receptionist. Här är vår idé att en virtuell robot P.E.R (Perfect Enhanced Robot) kommer att möta patienterna i väntrummet. P.E.R är röstaktiverad och har bl.a. stöd för ansiktsigenkänning. Det skulle kunna betyda att exempelvis patienter kan checka in vid kliniken via att P.E.R skannar av deras ansikte och då blir de incheckade. Med en sådan här teknik skulle patienter inte behöva knappa in sitt personnummer för att checka in vid kliniken. En teknik som ansiktsigenkänning skulle kanske i högre grad kunna säkerställa att det är rätt patient som checkar in. Patienterna skulle också kunna få svar på vanliga frågor via den digitala receptionisten. Här skulle man kunna använda AI (artificiell intelligens) och digital röstassistent (vi har skrivit om tekniken här>>). Patienter skulle kunna kalla på hjälp om de vill träffa någon personligen eller om de bara behöver få svar på någon fråga.

Digital kommunikationslösning
Eftersom all personal kommer att ha smartphones så är en idé i dagsläget att använda så kallad Beacons utplacerade i kliniken för att kunna hålla koll på var personalen befinner sig (se bild nedan hur det fungerar). Det skulle kunna medföra att när en patient vill ha personlig hjälp så skickas signalen enbart till det rum som den personal som för tillfället har ansvar för väntrummet befinner sig i. Befinner sig personalen i sterilen så skickas signalen dit. Befinner sig personalen i administrationsdelen i kliniken så skickas signalen dit. Via röstaktiverade mikrofoner och högtalare kan personalen besvara patientens fråga eller tala om att den är på väg.

Med samma teknik skulle även personalen kunna kommunicera med varandra inom kliniken. Dvs. behöver en tandläkare kontakta en sköterska så kan tandläkaren kommunicera direkt med den sköterska man avser att tala med utan att störa de andra i personalen. Tekniken (e.g. Beacons) håller således reda på var sköterskan och tandläkaren befinner sig så att de kan kommunicera enbart med varandra. Eftersom de smarta högtalarna är röststyrda behöver inte en tandläkare ta av sig handskarna och tvätta händerna varje gång han eller hon behöver kommunicera med sköterskan. Detta gör också att en tandsköterska inte behöver sitta och vänta på ifall behovet att assistera tandläkaren uppstår, utan kan gå iväg och göra annat under tiden men ändå vara kontaktbar överallt på kliniken.

Detta är idéer vi vill testa just nu. Var vi sedan hamnar i slutänden under processens gång vet vi inte. Det är ju lite det som är idén med en innovationsklinik, dvs. att vara en test- och implementeringsmiljö direkt i tandvårdens vardag. Som innovationsklinik vill vi verka för att  leda innovation-, utveckling-, och förändringsarbete och befinna oss i teknikens framkant. För oss är det oerhört spännande att få vara med och utveckla framtidens tandvård.

Tekniker vi vill testa och försöka utveckla tillämpningar för Idunkliniken tillsammans med systemutvecklare vid CGI här i Umeå.

Beacons, en liten trådlös sensor, håller reda var personalen (e.g. deras smartphones) befinner sig inom klinikens väggar.

Kommunikationslösning med röstaktiverad digital assistenten (smart högtalare).

Välkommen Linda Westin!

Linda Westin har jobbat som tandsköterska sedan 2014. De senaste 3,5 åren har hon arbetat vid Folkatandvården vid Norrlands universitetssjukhus, NUS.

Varför sökte du dig till Idun-kliniken?
”Jag har sökt till Idun eftersom jag tycker det känns roligt och utvecklande att få chansen att vara med och starta upp en helt ny klinik där smarta lösningar och ny teknik ska testas fram.”

Varför är det viktigt att digitalisera tandvården?
”Digitalisering är framtiden. Inom tandvården tror jag det kommer innebära större delaktighet och bekvämlighet för patienterna och för personalen tror jag en av de stora vinsterna är att smarta lösningar bidrar till frigörande av tid och resurser som kan läggas på annat.”

Vi önskar Linda varmt välkommen!

Studentprojektet – Förråd och beställning

Målet med studenternas delprojekt Förråd och beställning handlar om att utröna och presentera ett förslag på hur vi kan förbättra och förenkla kontrollen av material i lager och vid nybeställning.

I dagsläget sker hanteringen av material och beställning av varor helt manuellt. Detta betyder att personalen måste hålla reda på vilka varor som börjar ta slut och vilka varor som behövs beställas på nytt. Önskvärt är att undersöka hur en automatisering och  kontroll av material kan ske så att man manuellt slipper ha kontroll på när nytt material behöver beställas. Syftet med delprojektet handlar också om att utröna hur personalen på ett enkelt sätt ska kunna veta i vilket behandlingsrum material hamnar i och på vilken patient dessa används för att kunna minska administrativt arbete.

Studenternas konceptlösning för detta delprojekt presenteras i form av en funktion till den app för smarta telefoner som även presenterades i det förra inlägget (det kan du läsa om här>>). Tanken är att när man som anställd personal är inloggad i appen kan man välja funktionen lagerhantering och där kan man sedan välja hämta ut varor. För att kunna öppna skåpen där material förvaras måste man skanna en QR-kod med den smarta telefon. Detta är av säkerhetsskäl och för att man inte ska glömma bort att skanna materialet man tar ut ifrån lagret då man redan håller telefonen i handen. När man som personal väl har skannat materialet som man hämtar ut ska man även kunna välja till vilket rum materialet tas till. Detta för att kunna kontrollera var materialet hamnar och används samt vilken patient det avser.

Eftersom allt registreras i appen när material skannas och används kan man också se när materialet är på väg att ta slut. Om man går in på lagerhantering i appen igen och väljer inventering och trycker på allmän uppmaning är tanken att man ska kunna se hur mycket material som finns kvar i lagret. När man sedan noterar att det är för lite material kvar och att det behövs påfyllning av något kan man enkelt trycka på den vara man önskar beställa på nytt. Ännu en välbehövlig funktion som utvecklades var en så kallad miniminivå. Meningen med att ha en funktion som miniminivå är att så fort ett material når denna nivå beställs denna vara på nytt per automatik.

Nedan visas bilder från konceptlösningen och förslaget ovan om förråd och beställning.




Inventarielistan

Studentprojektet – Tidsbokning

Förra veckan presenterade studenterna resultatet på sin konceptlösning för tandvårdsstaben (vi har skrivit om projektet tidigare här >>). Projektet har tre tydliga utvecklingsområden: tidsbokning, logistik i behandlingsrum och kontroll av förråd och beställning.

Syftet med projektet har varit att utveckla digitalisering av folktandvårdens verksamhet på ett sådant sätt att det gynnar både personal och patienter. Fokus för studenterna har framför allt legat på att ta fram nya kreativa lösningar och idéer. I dagsläget sker tidsbokning genom kallelser från tandvården till patienterna antingen via telefon eller post. Det innebär att tandvården skickar ut tusentals kallelser till patienter med ett specifikt datum och tid. Eftersom att man skickar ut förutbestämda tider till patienterna brukar ungefär hälften av dem vilja boka om sin tid. Det medför i sin tur ett ganska omfattande  administrativt arbete. Det studenterna tog fram  i projektet är ett förslag (dvs. en konceptlösning) till ett bokningssystem där patienter själva ska kunna boka in sina tandvårdsbesök.

Målet med bokningssystemet har varit att utreda möjligheterna med en öppen tidbok. Studenterna har alltså utformat ett förslag på hur en tidsbokning kan optimeras med avseende på både patientens och personalens behov. Studenterna har först genomfört en förundersökning för att ta reda på vilka möjligheter, förutsättningar och svårigheter det finns ur ett patient- och personalperspektiv. Förundersökning har bland annat inneburit ett studiebesök vid en tandvårdsklinik men även en enkätundersökning om hur patienter upplever en kommande digitalisering av folktandvården.

För att effektivisera bokningssystemet så att det ska passa både personal och patienter har studenterna skapat en app där patienten ska kunna boka den tid som passar patienten bäst. Bokningssystemet är anpassat för patienter som önskar träffa specifika tandläkare eller tandhygienister, men även för de som önskar boka en tid så fort som möjligt. I appen är det även tänkt att den ska kunna skicka notiser till patienter när det är dags att boka nästa undersökning.

Studenterna har därför utgått ifrån ett så kallat slot-system där man bokar in sig inom ett specifikt tidsintervall, exempelvis mellan 11.00-11.30. Det innebär att patienten kan få en tid hos vilken tandläkare som helst under denna så kallade slot. Eftersom det finns flera olika behandlingsrum kommer flera patienter att kunna boka in sig under samma slot-tid. Om fler personer bokat in sig under samma slot gäller att den som checkar in först vid kliniken blir den som först får behandling. Incheckning sker på plats vid kliniken och det går inte att checka in före inbokad slot för att hamna i en tidigare slot-tid.

För de patienter som önskar träffa en specifik tandläkare är det tänkt att det ska finnas vissa tider för det varje vecka. Dessa tider är färre än slot-tiderna vilket medför en risk att man som patient får vänta längre på att få en tid om man bokar en tid hos en specifik tandläkare.

Vid akuta ärenden hänvisas man som patient till slot-systemet där man kan boka in första bästa tid. Eventuellt är det tänkt, om nödvändigt, att det ska finnas färre bokningar i varje slot än vad man har kapacitet för att enkelt kunna ta emot fler akuta fall. Tanken är att kliniken själv ska kunna välja om de tycker detta är nödvändigt eller inte.

För att undvika förseningar är det inlagt små raster mellan varje slot för att på så vis undvika att nästa slot blir försenad.

Länk till studenternas konceptlösning vad gäller tidsbokning för patienter >>
(I ”appen” kan du klicka dig fram som på en vanlig smarttelefon)

Studiebesök

Måndag 21 maj hade vi vårt första studiebesök vid Idun-kliniken. Det var ett gäng glada och trevliga utvecklings- och upphandlingstandläkare från Dalarna, Gävleborg, Sörmland och Uppsala. Besöket inleddes med en presentation av Anna-Maria Stenlund Berggren, tf Tandvårdsdirektör, och projektägare Eva Mårell-Olsson som berättade om bakgrunden till innovationsprojektet och hur långt vi har kommit i dagsläget. Besöket avslutades med en rundvandring i klinikens lokaler.

Här visar Pia Mandelin, tandsköterska, olika ljussättning som kan användas vid exempelvis färgtagning.

Bilderna nedan är tagna vid rundvandringen i lokalerna.

Välkommen Berit Bäckström Rick!

Berit är tandsköterska och har jobbat i ca 14 år på Käkkirurgen och 3,5 år på protetikavdelningen.

Varför sökte du dig till Idun-kliniken?
”Jag ser fram emot att få vara delaktig i utvecklingen av den nya framtidskliniken”

Varför är det viktigt att digitalisera tandvården?
”Digitalisering av tandvården är viktig för att det underlättar behandlingar för både personal och patienter. Jag ser fram emot att få börja!”

Vi önskar Berit varmt välkommen!