Studentprojektet – Tidsbokning

Förra veckan presenterade studenterna resultatet på sin konceptlösning för tandvårdsstaben (vi har skrivit om projektet tidigare här >>). Projektet har tre tydliga utvecklingsområden: tidsbokning, logistik i behandlingsrum och kontroll av förråd och beställning.

Syftet med projektet har varit att utveckla digitalisering av folktandvårdens verksamhet på ett sådant sätt att det gynnar både personal och patienter. Fokus för studenterna har framför allt legat på att ta fram nya kreativa lösningar och idéer. I dagsläget sker tidsbokning genom kallelser från tandvården till patienterna antingen via telefon eller post. Det innebär att tandvården skickar ut tusentals kallelser till patienter med ett specifikt datum och tid. Eftersom att man skickar ut förutbestämda tider till patienterna brukar ungefär hälften av dem vilja boka om sin tid. Det medför i sin tur ett ganska omfattande  administrativt arbete. Det studenterna tog fram  i projektet är ett förslag (dvs. en konceptlösning) till ett bokningssystem där patienter själva ska kunna boka in sina tandvårdsbesök.

Målet med bokningssystemet har varit att utreda möjligheterna med en öppen tidbok. Studenterna har alltså utformat ett förslag på hur en tidsbokning kan optimeras med avseende på både patientens och personalens behov. Studenterna har först genomfört en förundersökning för att ta reda på vilka möjligheter, förutsättningar och svårigheter det finns ur ett patient- och personalperspektiv. Förundersökning har bland annat inneburit ett studiebesök vid en tandvårdsklinik men även en enkätundersökning om hur patienter upplever en kommande digitalisering av folktandvården.

För att effektivisera bokningssystemet så att det ska passa både personal och patienter har studenterna skapat en app där patienten ska kunna boka den tid som passar patienten bäst. Bokningssystemet är anpassat för patienter som önskar träffa specifika tandläkare eller tandhygienister, men även för de som önskar boka en tid så fort som möjligt. I appen är det även tänkt att den ska kunna skicka notiser till patienter när det är dags att boka nästa undersökning.

Studenterna har därför utgått ifrån ett så kallat slot-system där man bokar in sig inom ett specifikt tidsintervall, exempelvis mellan 11.00-11.30. Det innebär att patienten kan få en tid hos vilken tandläkare som helst under denna så kallade slot. Eftersom det finns flera olika behandlingsrum kommer flera patienter att kunna boka in sig under samma slot-tid. Om fler personer bokat in sig under samma slot gäller att den som checkar in först vid kliniken blir den som först får behandling. Incheckning sker på plats vid kliniken och det går inte att checka in före inbokad slot för att hamna i en tidigare slot-tid.

För de patienter som önskar träffa en specifik tandläkare är det tänkt att det ska finnas vissa tider för det varje vecka. Dessa tider är färre än slot-tiderna vilket medför en risk att man som patient får vänta längre på att få en tid om man bokar en tid hos en specifik tandläkare.

Vid akuta ärenden hänvisas man som patient till slot-systemet där man kan boka in första bästa tid. Eventuellt är det tänkt, om nödvändigt, att det ska finnas färre bokningar i varje slot än vad man har kapacitet för att enkelt kunna ta emot fler akuta fall. Tanken är att kliniken själv ska kunna välja om de tycker detta är nödvändigt eller inte.

För att undvika förseningar är det inlagt små raster mellan varje slot för att på så vis undvika att nästa slot blir försenad.

Länk till studenternas konceptlösning vad gäller tidsbokning för patienter >>
(I ”appen” kan du klicka dig fram som på en vanlig smarttelefon)

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

nitton + 19 =